HAKKIMIZDA
EVRAK SERVİSİ
Evrak Servisi’nde, Rektörlüğümüze gelen her türlü evrakın tasnifi, giriş kayıtlarının yapılması, havale için yetkililere sunulması, havaleden çıkan evrakların ilgili birimlere dağıtımı ve zimmetle teslimi, Rektörlük birimlerinden çıkan evrakların giden evrak kayıtlarının yapılarak zarflanması ve posta yolu ile gönderilecek olanların postaneye götürülerek posta zimmetiyle, Üniversitemiz il içi birim ve diğer kurumlara gidecek evrakların ise zimmet defteri ile teslim edilmesi işlemleri yapılmakta, ayrıca birimler arası evrak akışında zaman kazanılması açısından kurye görevi de yapılmaktadır.
Gelen-giden evrak kayıtları 01.01.2013 tarihinden itibaren bilgisayar ortamında yapılmaya başlanmış, evraklara daha güvenli ortamda ve daha hızlı ulaşılması ve tasarrufa gidilmesi sağlanmıştır.
YAZI İŞLERİ SERVİSİ
Üniversitemiz Rektörlüğü’ne gelen evraklardan Yazı İşleri Şube Müdürlüğü’ne havale edilen yazılarla ilgili yazışmaların yapılması, takibi ve sonuçlandırılması ile birimin gelen-giden evrak kayıtları ve dosyalanma işlemleri yapılmaktadır.
KURUM ARŞİVİ
Rektörlük zemin katında yemekhane olarak hizmet veren salon, Kurum Arşiv yeri olarak tespit edilmiş ve 175 m2’lik bu alan 100 adet 6 raflı ahşap dolap yerleştirilerek Kurum Arşivi olarak hazırlanmış ve 2008 tarihinden itibaren kurum arşivine evrak alınmaya başlanmıştır.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'te 2008 yılında yapılan değişikliklerle kamu kurum ve kuruluşların (Üniversiteler dahil) merkez ve taşra arşiv hizmetlerinin anılan yönetmeliğe göre yapılması, kurum ve kuruluşlara ait yönetmelik ve yönergelerin yürürlükten kaldırılması belirtilmiştir. Bunun üzerine daha önce yayınlanan Üniversitemiz Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılarak, Üniversitemizin Kurum ve birim arşivleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’e göre yürütülmektedir.
Kurum Arşivi’nde, Üniversitemiz birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan evrakların teslim alınması ve yerleştirilmesi, arşivde bulunan evrak ve dokümanlara ihtiyaç duyulması halinde arşivde görevli personel vasıtasıyla istifadeye sunulması, Rektörlük Makamı’nca oluşturulan Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ilgili yönetmelik doğrultusunda ayıklama ve imhanın yapılması, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderilmesi, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesi işlemleri yapılmaktadır.
