Personel hareketliliği dosyalarında veya e-arşivlerde aşağıdaki belgelerin bulunması zorunludur:
1. Kurumlararası anlaşma,
2. Başvuru formu,
3. Davet mektubu,
4. Personel ile yükseköğretim kurumu arasında imzalanan hibe sözleşmesi,
5. Ders verme faaliyeti için personel hareketliliği anlaşması (taraflarca onaylı),
6. Katılım sertifikası,
7. Hibenin ödendiğine dair belge (dekont veya eş değeri),
8. Seyahat edilen tarihleri gösteren belgeler (uçuş kartları, pasaport giriş-çıkışları gibi)
9. Personel Raporu: Yararlanıcı Modülü (BM) kullanılarak ders verme hareketliliğinden faydalanan personelin çevrimiçi katılımcı raporunu (Participant Report) doldurmaları gerekir.
10. Özel durumlara ilişkin açıklayıcı ve kanıtlayıcı belgeler (hibede kesinti yapılması, mücbir sebeple erken dönülmesi vb. durumların gerekçelerini gösteren belgeler)
