Seçilen personel ile hareketlilik öncesinde, faaliyet için hesaplanan azamî hibe miktarını içeren hibe sözleşmesi imzalanır.
Seçilen personelle yükseköğretim kurumu arasında Erasmus+ yükseköğretim eğitim alma hareketliliği için imzalanacak hibe sözleşmeleri, yükseköğretim kurumu tarafından hazırlanır. Sözleşme, katılımcının öngörülen faaliyet süresi, katılımcıya verilecek azamî hibe miktarı, ödemenin yapılacağı banka hesabı, tarafların hak ve yükümlülükleri hakkında bilgileri içerir ve faaliyet başlamadan önce her iki tarafça da imzalanır. İki nüsha imzalanan sözleşmelerin bir nüshası yükseköğretim kurumunda muhafaza edilir, diğer nüshası katılımcıya verilir. Sözleşmenin eklerinden biri olan Hareketlilik Anlaşması, EWP kapsamında düzenlenir. Sözleşmede yükseköğretim kurumları tarafından doldurulması gereken bilgiler (ödeme yüzdesi, faaliyet başlangıç ve bitiş tarihi vs.) katılımcı imzalamadan önce, eksiksiz olarak ve dijital ortamda doldurulur. Hiçbir durumda katılımcıya boş sözleşme imzalatılmaz, katılımcı sözleşmeyi imzaladıktan sonra boşluklar elle doldurulmaz. Değişiklik gerekmesi durumunda katılımcıyla ek sözleşme imzalanır.
Sözleşmeyi yükseköğretim kurumu adına imzalamaya kimin yetkili olacağı, yükseköğretim kurumu tarafından belirlenir. Sözleşmede belirlenen azamî hibe miktarı, personele verilebilecek en yüksek tutara işaret etmektedir. Faaliyet süresinin öngörülenden daha kısa sürmesi halinde, personele yapılacak toplam ödeme, azami hibe miktarının altında kalır. Ancak faaliyetin öngörülenden daha uzun sürmesi ve verilecek hibenin sözleşmede belirtilen azami tutardan daha fazla olması söz konusu olduğunda, azami hibe tutarındaki artış için, artışı ve gerekçesini içeren ek sözleşme düzenlenmelidir. Ek sözleşmenin hareketlilik bitmeden önce imzalanması gerekmektedir.
Personele yapılacak ödeme oranı için %70 ile %100 arasında bir aralık belirlenir. Ödemenin hangi oranda yapılacağı, yükseköğretim kurumu tarafından belirlenir, ilan edilir ve yükseköğretim kurumunun tüm personeli için aynı oran kullanılır. Personelin dönüş sonrası yükümlülüklerini yerine getirmesini kolaylaştırmak ve kesinti durumunda hibe iade ihtimalini azaltmak için hibe iki taksitte ödenir.
İlk ödemenin %100’den daha az bir oranda yapılmasına karar verilmesi durumunda:
1. Personel karşı kuruma gitmeden önce, ilk ödeme olarak, öngörülen toplam faaliyet süresi için hesaplanan gündelik ve mesafe hesaplayıcı aracılığı ile tespit edilen seyahat gideri toplamının, belirlenen orandaki kısmı ödenir.
2. İkinci taksit, faaliyet dönemi sonunda, personele verilen katılım sertifikasında yer alan tarihlere göre belirlenen kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır.
